Aamuhämärissä työhuoneessani epämääräiset pinot näyttävät kaoottisilta. Eilen minulle oli tullut kiire kotiin, koska kokous oli venynyt pitkäksi. Tapojeni vastaisesti jätin työt levälleen, en järjestykseen, en pinoihin, en keltaisten dementialappujen viitoittamiksi. Enkä tehnyt työlistaa täksi päiväksi. 

 

Kanavat joita pitkin tullaan ja mennään

Peruspinojen (odottaa erilaisia lisäselvityksiä, odottaa lausuntoa, odottaa kotikäyntiä, odottaa päätöksen tarkistusta ja odottaa käsittelyä) lisäksi, on siis eilisestä sosiaalityöntekijöiden viikkopalaverista jäänyt pino kansioita ja muistiinpanoja näyttöpöydälle. Niistä pitää ensitilassa tehdä muistiinpanomerkinnät tietojärjestelmään. Muistilapulla puhelimen vieressä on harakanvarpaat jostain puhelusta juuri ennen kokousta sekä pöydänreunalla hakemani maaposti. Lankapuhelin näyttää punaista, joku on soittanut kokouksen aikana. 
 
Maaposti, muutama avaamaton kirje, jossa voi olla mitä vaan. Todennäköisesti kuitenkin hakemuksia, lausuntoja tai pyytämiäni lisäselvityksiä. On käynyt niinkin, että kirjeessä oli pieni nalle ja kiitoskortti, liikutuin sanattomaksi. Kirjeet ja asiakaspaperit (ja nallet!) ovat työn organisoinnin helpoin puoli, koska konkreettisina ne voi järjestää.
 
Puhelimet. Niitä on ruuhkaisimpina päivinä kolme; lanka, oma kännykkä ja neuvontapuhelin. Neuvontapuhelin taskussa voi pärähtää soimaan milloin vain. Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kyselyjä; asiallisia, hätääntyneitä, vihaisia, hämmentyneitä, vaativia. Kännykkä toimii virkapuhelimena, jotta muut työntekijät tavoittaisivat, se on lähes aina auki, joskus tietysti äänettömällä. Lankapuhelimen avaan päivittäin kello yhdeksän. Puhelinaikana neuvon, ohjaan, vastaan kyselyihin, kirjoitan muistiinpanoja ja yhteydenottonäyttöjä tietojärjestelmään ja listaan toimenpiteitä tehtäväksi. Viestin lankaan voi jättää 24/7 ja vastaankin siihen lähes poikkeuksetta.
 
Sähköpostin avaan jossain välissä. Sinne voi tulla kaikkea edellä mainittua ja sen lisäksi koulutustarjouksia, mainoksia ja muuta kaikkien tuntemaa sähkösälää. Sähköpostin etu on, että voin vastata viesteihin, kun minun työrytmiini sopii. Ellei tietysti ole jotain hyvin kiireellistä! Sähköiset viestit välkkyvät hetken verkkokalvolla ja unohtuvat helpommin, ellei niitä tulosta itselleen muistutukseksi. Pahinta on esimiesten epämääräinen sähköpostijohtaminen; ohjeita, tiedotteita, pöytäkirjoja saapuu solkenaan, usein tuplana. Kaikki pitäisi ehtiä lukea, jotta tietää miten toimia ja missä mennään. Hyvällä sisäisellä tiedottamisella on kestotilaus! 
 
Sitten on vielä ovi, johon saattaa yllättäen koputtaa asiakas tai useammin työkaveri kysymäkseen neuvoa, näkemystä tai tuletko syömään. Tai vaan istahtaa tuolille ja puuskuttaa hetken, jotta taas jaksaisi. Kannattelemme toisiamme, myös minä puuskuta kollegan huoneessa välillä.


Taustatyötä yhteydenottokanavien verkossa
 
Päivittäistä palveluohjausta lukuun ottamatta, edellä kirjoitettu on vasta taustatyötä, jota useimmat sosiaalityöntekijät tekevät koko ajan. Paperinpyöritys-, sähköposti- ja puhelinrumba, on kokoaikaista ja jokapäiväistä. Itse asiakastyö, moniammatilliset neuvottelut ja kokoukset, se jota kait useimmiten sosiaalityöksi kutsutaan, on vain näkyvin osa työtä. 
 
Jos kaikki yhteydenottokanavat ovat kokoajan auki tilanne on lähinnä reaktiivinen. Sen tekee mikä eteen ensimmäisenä tulee ja siinä rumbassa uupuu aika nopeasti, sillä yhteydenotot eivät lopu. Töistä tulee epämääräisiä muistinpohjalla olevia läikkiä, tekemättömiä, päässä epäjärjestyksessä olevia ja sellaiset työt rasittavat eniten, ainakin minua. 

 
Viivaa kalenteriin ja punaista valoa

On tukittava yhteydenottokanavia ja vedettävä viivaa kalenteriin, jotta voi keskittyä. Tietotulvan järjestäminen, erilaiset suulliset, kirjeitse ja sähköisesti tapahtuvat omat yhteydenotot ja keskustelut sekä tärkeiden muistiinpanojen kirjoittaminen ei onnistu, jos työ keskeytyy sattumanvaraisesti kokoajan. Tämä on vielä aika selvää, mutta kuinka moni tulee ajatelleeksi, että tilaa, rauhaa ja keskittymiskykyä edellyttävät myös ajattelu, tietojenkeruu & järjestely, keskustelu ja kirjoittaminen, jotka aina edeltävät vaativien päätösten ja lausuntojen tekoa. Silloin viimeistään on sammutettava puhelimet, laitettava punainen valo oveen ja annettava sähköpostin välkkyä rauhassa. 
 
Joten hyvä saa olla organisoimaan ja priorisoimaan, jotta selviää perustehtävästä. 
 
Minä organisoin ja priorisoin itseni nyt joulun viettoon ja vuorotteluvapaalle. Ilahtuneena kiinnittämästänne huomiosta blogiani kohtaan, toivotan kaikille lukijoilleni Iloista joulua ja Toivorikasta vuotta 2010. 
 
 
Sossutantta Selma
 
 
Ps. Jatkan kirjoittamista ensikin vuonna, tosin aiheet saattavat vähän levitä sosiaalityön yli, ohi ja läpi regular_smile.gif